: Selecção de uma parcela de um universo tida como representativa desse universo, para efeitos de avaliação ou de conservação permanente  

Arquivo Intermédio: Local destinado à conservação e comunicação de documentos para consulta esporádica pela entidade produtora  

Arquivo Corrente: local destinado à conservação de documentos de arquivo, de consulta frequente pela administração produtora, no exercício das suas actividades de gestão  

Avaliação: processo para determinar o valor primário ou secundário dos documentos de arquivo, com vista à fixação os prazos de conservação em cada uma das fases  

: ciclo de vida dos documentos de arquivo que se divide em três fases: activa, semi-activa e inactiva  

: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos, organizados para servir de modelo ou referência  

: processo destinado a reduzir o espaço ocupado por um ficheiro de documentos electrónicos, possibilitando uma maior rapidez no acesso, e transmissão da informação  

Documento de Arquivo: documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial  

: documento produzido, recebido, transmitido e armazenado em suporte digital e legível pelo sistema intermediário que lhe deu origem  

: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos reunidos com o fim de informar sobre uma decisão